- Oggetto
La presente Politica definisce i principi generali, ruoli, responsabilità e le linee guida di processo connessi ai Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni come disposto dalla vigente normativa.Fermo restando la possibilità per i destinatari, quando ricorrano i presupposti di effettuare le segnalazioni direttamente all’ANAC (Associazione Nazionale Anti Corruzione) secondo le modalità e i canali in uso presso la stessa. - Approvazione ed aggiornamento
La Politica è approvata in data 5 dicembre 2023 dal Consiglio di AmministrazioneOgni modifica alla stessa ed ai documenti allegati segue il medesimo iter approvativo. - Riferimenti normativi
Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio in tema di protezione delle persone che segnalano violazioni del Diritto dell’Unione e violazioni delle disposizioni normative nazionali.Decreto Legislativo 24/2023, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 15 marzo 2023, con il quale l’Italia ha recepito la Direttiva (UE) 2019/1937.Regolamento (Ue) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio GDPR -Regolamento generale sulla protezione dei dati. - Segnalanti
La segnalazione può essere effettuata da: lavoratori dipendenti anche in prova, tirocinanti, ex lavoratori, candidati, lavoratori autonomi, lavoratori o collaboratori dei fornitori, liberi professionisti e consulenti, azionisti e da persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo e vigilanza o rappresentanza. - Garanzia di riservatezza
La Società assicura la riservatezza e la protezione dei dati personali del Segnalante, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione allegata che possa in qualche modo portare all’identificazione dell’autore della segnalazione con ciò escludendo l’ipotetico rischio di ritorsioni e/o discriminazioni a carico di chi effettua la segnalazione.Le norme vigenti prevedono che l’identità del Segnalante infatti possa essere rilevata solo con il suo consenso o quando la conoscenza sia indispensabile per la difesa del Segnalato ferme restando le regole che disciplinano le indagini e i procedimenti avviati dall’autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto di segnalazione.In particolare, il “soggetto” individuato per la ricezione l’esame e la valutazione delle segnalazioni è obbligato, per sua stessa natura, alla riservatezza delle informazioni trattate e dei dati personali del Segnalante e del presunto responsabile della violazione.Più in generale, chiunque sia coinvolto nella procedura in oggetto ha l’obbligo di garantire la confidenzialità delle informazioni ricevute anche nel rispetto dell’“accordo di riservatezza” che è tenuto a sottoscrivere.La violazione dell’obbligo di riservatezza da parte di un dipendente della società è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.Si precisa, tuttavia, che la presente normativa lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi degli artt. 368 e 595 del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile. - Tutela dei segnalanti – divieto di discriminazione
Le misure di protezione si applicano: al segnalante, alle persone legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il 4^ grado che operano nello stesso contesto lavorativo, colleghi del segnalante, facilitatori, enti di proprietà del segnalante o che operano nello stesso contesto lavorativo, segnalanti anonimi che verranno successivamente identificati.I suddetti soggetti non possono essere sanzionati, licenziati o sottoposti a misure discriminatorie dirette o indirette, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati, anche solo indirettamente, alla segnalazione.È vietata, altresì, ogni forma di ritorsione o discriminazione avente effetti sulle condizioni di lavoro di chi collabora alle attività di riscontro della fondatezza della segnalazione.Gli atti ritorsivi sono nulli, i soggetti che ritengono di aver subito una ritorsione possono comunicarlo all’ANAC, che potrà incaricare l’Ispettorato del Lavoro di svolgere le relative indagini e verifiche. - Oggetto della segnalazione
Possono essere segnalati comportamenti, atti o omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:1) Illeciti amministrativi, contabili civili e penali;2) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE e nazionali, ad esempio prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, tutela dell’ambiente, sicurezza degli alimenti;3) atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE tutelati ai sensi dell’art. 325 TFUE;4) atti o omissioni che riguardano il mercato interno di cui all’art. 26 par. 2 TFUE comprese le violazioni delle norme UE in materia di concorrenza e di aiuti di stato, nonché di imposte sulle società.5) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’UE nei settori indicati nei precedenti punti 2), 3) e 4). - Modalità di segnalazione – canali interni attivati
Le segnalazioni, anche in forma anonima, possono essere effettuate in forma scritta con modalità informatica, in forma orale tramite linea telefonica dedicata o su richiesta del segnalante con un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole con il gestore delle segnalazioni. - Strumenti adottati per la ricezione delle segnalazioni interne
La SIR S.p.A. ha adottato le seguenti modalità:-In forma scritta: mediante l’accesso alla piattaforma informatica indirizzo web: https://sirspa.wallbreakers.it/.-In forma orale: mediante canale telefonico integrato nella piattaforma wallbreakers a cui si accede chiamando il numero di telefono 0592/930644 dopo aver ascoltato il messaggio registrato il soggetto potrà effettuare la segnalazione.-Segnalazione in capo ad uno dei componenti del Comitato Whistleblowing.-in forma orale: mediante incontro diretto. - Gestione delle segnalazioni
Organo ricevente: Comitato Whistleblowing composto da:
Responsabile Ufficio Amministrazione: componente
Responsabile Ufficio Acquisti: componente
Custode: entrambi i componenti del ComitatoSegnalazione in capo ad uno dei componenti del Comitato Whistleblowing:-in forma orale: nel caso la segnalazione sia riferibile al ricevente, il segnalante potrà richiedere incontro diretto a mezzo mail a hr@sir-mo.it con il Responsabile delle Risorse Umane.A seguito di tale richiesta il Responsabile delle Risorse Umane fissa un appuntamento con il segnalante. In occasione dell’incontro, previa consegna dell’informativa Privacy, viene redatto un verbale, il verbale è verificato e, se del caso rettificato dal segnalante che ne conferma il contenuto con la sottoscrizione, nel caso il segnalante voglia rimanere anonimo il verbale sarà sottoscritto solo dal Gestore. NB, tale canale non dovrà essere utilizzato per l’invio della segnalazione ma solo per richiedere un appuntamento, in quanto tale modalità non garantisce il livello di riservatezza previsto dal d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023.Il gestore garantisce la corretta conservazione della documentazione cartacea nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente in materia di trattamento di dati personali. In futuro sarà valutata la possibilità di inserire anche tali segnalazioni nella piattaforma informatica nelle modalità indicate nel punto precedente.
Gestione del canale interno:
La gestione del canale di segnalazione interna è affidata al Comitato Whistleblowing, o nel caso la segnalazione si riferisca ad un componente del Comitato al Responsabile delle Risorse Umane persone specificamente formate per la gestione delle segnalazioni il quale:
a) rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione; (l’avviso di ricevimento sarà comunicato ad uno dei riferimenti identificativi descritti nella segnalazione; nel caso la segnalazione rimanga anonima il descritto avviso di ricevimento non potrà essere comunicato)
b) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni; (se lasciati recapiti di riferimento)
c) dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute, potrà coinvolgere, se necessario per la corretta gestione della segnalazione il personale della società, o professionisti esterni alla società, a tali soggetti non sarà rilevato il nome del segnalante senza il suo specifico consenso;
d) fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione; (vale quanto previsto al punto a) in caso di segnalazione anonima;
e) mette a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne. Le suddette informazioni sono esposte e rese facilmente visibili presso il seguente indirizzo web: https://sir-mo.it/it/ sia al Personale sia alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono un rapporto giuridico con l’Azienda.
- Formazione dipendenti
La società ha informati i dipendenti che è disponibile un video su Youtube che riassume la normativa sul whistleblowing ed illustra le modalità per effettuare una segnalazione.Link al video https://www.youtube.com/watch?v=05qWallX-c4&
